Envio digital de documentos para o WES

Devido às dificuldades impostas pelo Covid-19, um número crescente de instituições em todo o mundo passou a emitir registros acadêmicos em formato digital ou eletrônico. O World Education Services (WES) entendeu essa nova realidade e passou a aceitar documentos eletrônicos enviados de fontes eletrônicas oficiais, verificadas e seguras. Entenda o procedimento de envio digital de documentos para o WES nesse artigo.

Nós criamos uma série de 3 postagens onde explicamos detalhadamente como realizar a solicitação de equivalência de diploma (ECA) para efeito de imigração canadense. Essa que você está lendo é a terceira e última parte. Se você não leu a primeira parte, faça-o antes de continuar. A segunda parte se refere ao procedimento de envio físico de documentos e não irá ser útil, caso a instituição em que você estudou aceite fazer o envio digital.

Note que o nosso artigo começa com o item 5, justamente para chamar a sua atenção de que há algo antes a ser feito.

Passo-a-passo para realizar a equivalência de credenciais pelo WES com envio digital

5. Cheque a forma de envio digital

Entre em contato com a instituição em que você estudou e verifique se ela faz envio de documentos digitalmente para o WES. Verifique qual é a forma de envio que eles usam: plataforma online, Exchange network ou e-mail.

Se houver qualquer dúvida, e sua instituição se disponibilizar a enviar seus documentos eletronicamente, diga-lhes para entrar em contato por meio do formulário Contact Us. Eles podem escolher a categoria “Outros” no formulário. O WES irá se comunicar com alguém da sua instituição para explorar as possibilidades de transmissão de documentos digitais.

6. Autorize o envio dos documentos

Após identificar a forma de envio, visite o site da sua instituição acadêmica e leia as instruções sobre como conceder ao WES o acesso aos seus documentos eletrônicos. Leia mais sobre essas opções nos itens 6.1, 6.2 e 6.3.

6.1 Plataforma online

Uma plataforma online é a maneira mais comum de compartilhar documentos eletrônicos com o WES. A instituição acadêmica que emite seus documentos pode ter sua própria plataforma online ou pode usar um provedor terceirizado. Os documentos eletrônicos são emitidos como PDFs assinados e certificados digitalmente.

Para compartilhar documentos através de plataformas online, siga estas etapas:

a) Faça login em sua conta associada à plataforma online.

b) Selecione o WES como o destinatário de seus documentos eletrônicos (algumas plataformas listam o WES em seu menu de destinatários).

Se você tiver dúvidas sobre sua solicitação, entre em contato a equipe de Atendimento ao Cliente do WES.

Assim que o WES receber link que os permite acessar os documentos, eles irão prosseguir com a sua avaliação. Os documentos eletrônicos só serão considerados oficiais se forem enviados diretamente por meio da plataforma online oficial da sua instituição acadêmica ou de provedor terceirizado.

Algumas das plataformas online com as quais o WES trabalha incluem:

O WES incentiva as instituições a contatá-lo usando o formulário “Fale Conosco” para obter informações sobre como enviar documentos digitalmente. A pessoa que entrar em contato por esse formulário deve ter um endereço de e-mail institucional que possa ser facilmente verificado.

6.2 Exchange network

A Exchange Network é o resultado de um acordo entre o WES e as instituições que emitem os documentos. Essa rede fechada e segura permite que as instituições transmitam documentos diretamente para o WES. Se a instituição que emitiu seus documentos tiver um acordo com o WES, peça a ela para transferir seus documentos para o WES usando esta rede. No momento, o Exchange network existe entre o WES e mais de 90 instituições internacionais e fornecedores terceirizados. Algumas dessas redes de troca incluem:

6.3 E-Mail

O WES geralmente não aceita documentos eletrônicos anexados a um e-mail. Isso ocorre por motivos de segurança e para fins de autenticação de documentos.

Documentos eletrônicos enviados por e-mail são aceitos apenas se houver um acordo entre a WES e a instituição emissora, e tais documentos devem ser enviados de uma conta de e-mail institucional oficial. O WES tem esse tipo de acordo com um número limitado de instituições.

Após fazer o upload das traduções e se certificar de que os documentos foram enviados, aguarde pela notificação do WES indicando o recebimento do documento e o prazo para envio do resultado.

7. Resultado

Após ter feito o upload de todos os documentos clique aqui para saber mais) e a instituição de ensino onde você estudou ter enviado os documentos requeridos, os procedimentos de equivalência serão iniciados e a sua conta será atualizada conforme os forem acontecendo.

O WES se reserva o direito de enviar documentos para verificação. Quando a verificação for necessária, serão enviadas cópias dos documentos à instituição acadêmica que os emitiu com uma solicitação para que eles sejam autenticados. Sua avaliação será colocada em espera até que a instituição responda ao WES.

Após a conclusão da avaliação, você pode visualizar e acompanhar quando o relatório será entregue a você (essa opção estará disponível apenas se você tiver selecionado uma opção de remessa rastreável).

Exemplo de avaliação de credencial pelo WES
Exemplo de avaliação de credencial pelo WES

O serviço de atendimento ao cliente da WES está disponível pelo telefone (+1) 416-972-0070 (somente Canadá) e e-mail https://www.wes.org/ca/contact-us/. Inclua seu número de referência WES em todas as comunicações.

Você encontrará essa e outras informações nos guias oficiais do WES. Você pode fazer o download diretamente do site clicando aqui.

Seis coisas que devemos e não devemos fazer para enviar documentos eletrônicos para a WES

  • Verifique primeiro com sua instituição se eles têm a opção de transmitir eletronicamente seus documentos para o WES.
  • Em seguida, siga as instruções no site da instituição acadêmica ou provedor terceiro que emitiu seus documentos.
  • Sempre que possível, inclua seu número de referência do WES junto com seus documentos eletrônicos. Algumas plataformas online permitem que os números de referência sejam inseridos no campo especial em seu site para notas ou comentários. Outras plataformas permitem que os documentos adicionais sejam enviados juntamente com um histórico escolar ou certificado de graduação. Você pode escrever seu número de referência neste documento adicional.
  • Não atribua um PIN ou uma data de validade aos seus documentos. Isso bloqueará nosso acesso aos seus documentos.
  • Não compartilhe seus dados de login pessoais com o WES. Por questões de privacidade, não podemos usá-las para recuperar seus documentos.
  • Não nos envie transcrições eletrônicas ou planilhas como anexos de sua conta de e-mail pessoal. O WES não pode aceitar documentos eletrônicos enviados desta forma como oficiais porque eles não atendem aos nossos requisitos de documentos. O WES aceita apenas registros acadêmicos eletrônicos de nossa lista de fontes verificadas e aprovadas.

Fonte: How to Send Electronic Academic Records to WES

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Lila Kuhlmann é autora do livro “Let’s Go! Imigrando para o Canadá” e sócia-gerente da Canada Let’s Go, assessoria personalizada, do planejamento ao settlement, em programas de estudo, trabalho e imigração para o Canadá.

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